Czym różni się zadatek od zaliczki?

Czym jest zadatek i jakie ma znaczenie w umowach?

Zadatek to narzędzie, które działa jak umowny bat na nieuczciwego kontrahenta. Zgodnie z art. 394 Kodeksu cywilnego, pełni on funkcję zabezpieczenia i dyscyplinowania stron. Zawierając umowę z zadatkiem, każda ze stron wie, że niewykonanie zobowiązania będzie miało konkretny, finansowy skutek.

Na przykład, jeśli ktoś wpłaci 10 tys. zł zadatku przy kupnie domu i zrezygnuje bez ważnej przyczyny, sprzedający może ten zadatek zatrzymać. Jeśli jednak sprzedający się wycofa, musi oddać dwukrotność – czyli 20 tys. zł.

Zadatek działa więc nie tylko jako część ceny, ale również jako forma odpowiedzialności za umowę. Co ważne, skutki jego zastosowania występują z mocy prawa, o ile tylko został przekazany przy zawarciu umowy.

Chociaż prawo nie narzuca wysokości zadatku, w obrocie nieruchomościami przyjęło się, że wynosi on zazwyczaj od 10% do 20% ceny transakcyjnej. Przy niższych kwotach jest to kwestia umowna, ale zadatek powinien mieć odczuwalną wartość, aby skutecznie pełnił swoją funkcję dyscyplinującą.

Zadatkiem nie muszą być wyłącznie pieniądze. Zgodnie z prawem, może to być również rzecz ruchoma (np. samochód) przekazana przy zawarciu umowy.

Na czym polega zaliczka i kiedy się ją stosuje?

Zaliczka to przedpłata na poczet przyszłego świadczenia, ale bez sankcji w razie niewykonania umowy. Nie jest uregulowana wprost w Kodeksie cywilnym (poza wyjątkami), więc jej charakter wynika głównie z treści umowy i ogólnych zasad prawa zobowiązań.

Gdy umowa zostaje wykonana, zaliczka obniża kwotę do zapłaty. Gdy jednak dochodzi do niewykonania – niezależnie od winy – zaliczka podlega zwrotowi. Jeśli klient zapłacił 3 tys. zł zaliczki za remont łazienki, a umowa nie dojdzie do skutku, ma prawo do zwrotu pieniędzy, nawet jeśli nie wskazano tego wprost w umowie.

Taki charakter zaliczki sprawia, że jest często stosowana w usługach codziennych i przy umowach o niższej wartości.

Jaka jest kluczowa różnica między zadatkiem a zaliczką?

Choć zadatek i zaliczka są formami przedpłaty, różnią się zasadniczo skutkami prawnymi. Najważniejsze różnice:

1. Zadatek – zabezpiecza wykonanie umowy, podlega zatrzymaniu lub zwrotowi w podwójnej wysokości w przypadku niewywiązania się jednej ze stron. Ma podstawę prawną w art. 394 KC.
2. Zaliczka – jest rozliczeniowa, zawsze podlega zwrotowi, nie wywołuje skutków sankcyjnych, brak dla niej precyzyjnej regulacji ustawowej.

W praktyce, zadatek zniechęca do zerwania umowy, a zaliczka jest po prostu pierwszą wpłatą na poczet realizacji świadczenia.

Warto pamiętać o konsekwencjach podatkowych. Otrzymanie zaliczki co do zasady rodzi obowiązek podatkowy w VAT w momencie jej otrzymania. Z kolei zadatek, do momentu rozliczenia lub przepadku, często nie jest traktowany jako obrót i nie powoduje powstania obowiązku w VAT, co potwierdzają interpretacje podatkowe.

Kiedy lepiej wybrać zadatek, a kiedy zaliczkę?

Zadatek warto stosować, gdy jedna ze stron musi mieć pewność, że transakcja dojdzie do skutku, albo gdy realizacja umowy wiąże się z dużym nakładem pracy lub kosztów. Dobrym przykładem są:

1. Umowy przedwstępne sprzedaży nieruchomości;
2. Zlecenia wykonania mebli na zamówienie;
3. Organizacja dużych wydarzeń, np. ślubów.

Zaliczka sprawdzi się tam, gdzie ryzyko transakcyjne jest mniejsze albo strony cenią sobie elastyczność, np.:

• zamówienia przez internet;
• prace remontowe na niewielką skalę;
• rezerwacja usługi, przy której strona zamawiająca nie ma jeszcze np. decyzji kredytowej.

Co się stanie z moimi pieniędzmi, jeśli umowa nie zostanie wykonana?

W przypadku zadatku:

• jeśli winna jest strona, która go dała, traci go bezpowrotnie;
• jeśli winna jest strona, która go przyjęła, musi oddać jego dwukrotność;
• jeśli żadna ze stron nie ponosi winy lub umowa została rozwiązana za porozumieniem – zadatek wraca w pierwotnej wysokości.

W przypadku zaliczki:

• podlega pełnemu zwrotowi;
• niezależnie od tego, kto zawinił;
• chyba że umowa wyraźnie określa inaczej, co w praktyce jest rzadkie i wymaga starannego zapisu.

Co z siłą wyższą i winą obu stron? Jeśli niewykonanie umowy nastąpiło wskutek okoliczności, za które żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności (np. pandemia, zmiana przepisów), albo winne są obie strony – zadatek powinien być zwrócony, a obowiązek zapłaty jego podwójnej wartości nie powstaje.

Wpłaciłem pieniądze, ale w umowie nie ma słowa „zadatek” ani „zaliczka” – co teraz?

Jeśli umowa milczy w tej kwestii, sąd będzie analizował:

• moment przekazania środków – jeżeli nastąpił przy zawarciu umowy, może być uznany za zadatek;
• treść umowy – jeśli nie ma zapisów sankcyjnych, prawdopodobnie uzna się ją za zaliczkę;
• wolę stron – jeżeli strony użyły słowa „zaliczka”, to nawet przy formalnych cechach zadatku nie wywoła on skutków z art. 394 KC.

Jak zadbać o bezpieczeństwo przy wpłatach w umowach?

Najlepszym rozwiązaniem jest jasne określenie w umowie, czym dana wpłata jest – zaliczką czy zadatkiem. Warto przy tym:

• określić dokładnie kwotę i cel;
• dodać zapis o art. 394 KC w przypadku zadatku;
• zabezpieczyć się dowodem wpłaty z tytułem przelewu (np. „zadatek – umowa nr XYZ”).

Jeśli umowa przewiduje zatrzymanie zaliczki, należy to precyzyjnie opisać jako odszkodowanie lub koszt przygotowawczy – w przeciwnym razie może nie zadziałać w sądzie.

Przykłady – jak to wygląda w praktyce?

Przykład 1 – sprzedaż mieszkania:
Pan Tomasz wpłaca 50 tys. zł zadatku. Jeśli wycofa się z zakupu, traci całą kwotę. Gdyby sprzedający zrezygnował, Pan Tomasz odzyska 100 tys. zł.

Przykład 2 – remont łazienki:
Pani Aneta wpłaca 3 tys. zł zaliczki. Jeśli zrezygnuje z remontu lub wykonawca się nie wywiąże, pieniądze wracają do niej, chyba że umowa zawiera inne postanowienia.

Jak uniknąć błędów i nieporozumień?

Najczęstszy błąd to użycie słowa „zaliczka”, gdy strony oczekują skutków jak przy zadatku. Taka nieścisłość może kosztować kilkanaście tysięcy złotych. Dlatego:

• nie mieszaj pojęć;
• zawsze formułuj precyzyjnie zapisy w umowie;
• przy większych transakcjach – skonsultuj umowę z prawnikiem.

Zadatek a zaliczka – najczęściej zadawane pytania (FAQ)

1. Co jest bezpieczniejsze dla kupującego – zadatek czy zaliczka?

Zaliczka jest bezpieczniejsza, ponieważ jest zwrotna, jeśli umowa nie dojdzie do skutku. Zadatek wiąże się z ryzykiem utraty pieniędzy w razie rezygnacji z własnej winy, ale jednocześnie mocniej zabezpiecza wykonanie umowy przez sprzedającego.

2. Ile powinien wynosić zadatek?

Prawo tego nie określa, ale w praktyce przy umowach sprzedaży nieruchomości jest to zwykle 10-20% wartości transakcji. Przy innych umowach kwota powinna być na tyle znacząca, by skutecznie zniechęcać do zerwania umowy.

3. Czy zadatek przepada, jeśli nie dostanę kredytu?

Tak, jeśli brak uzyskania kredytu zostanie uznany za okoliczność, za którą ponosisz odpowiedzialność. Aby się zabezpieczyć, należy w umowie przedwstępnej zawrzeć warunek, że zwrot zadatku nastąpi w przypadku otrzymania negatywnej decyzji kredytowej.

4. Czy muszę podpisywać osobny dokument na zadatek?

Nie, postanowienia dotyczące zadatku powinny być integralną częścią umowy, którą zabezpieczają (np. umowy przedwstępnej). Należy jednak zadbać o dowód wpłaty, np. potwierdzenie przelewu z tytułem „Zadatek do umowy nr…”.

5. Czy sprzedający może zatrzymać zaliczkę na pokrycie swoich kosztów?

Co do zasady zaliczka jest w pełni zwrotna. Sprzedający mógłby dochodzić odszkodowania za poniesione koszty na zasadach ogólnych, ale nie może automatycznie zatrzymać zaliczki, chyba że umowa zawiera precyzyjne zapisy o karze umownej.

6. Co oznacza, że sprzedający musi zwrócić „dwukrotność zadatku”?

Oznacza to, że musi oddać otrzymany zadatek oraz dodatkowo zapłacić drugie tyle w ramach odszkodowania. Jeśli wpłaciłeś 10 000 zł zadatku, a sprzedający zerwał umowę, powinien Ci zwrócić łącznie 20 000 zł.

7. Użyłem w umowie słowa „zaliczka”, ale chciałem, żeby działała jak zadatek. Czy to możliwe?

Niestety, nazewnictwo ma kluczowe znaczenie. Jeśli w umowie użyto terminu „zaliczka”, sądy praktycznie zawsze uznają, że jest to zaliczka, a nie zadatek, i nie będzie ona miała skutków sankcyjnych z art. 394 KC.

Podsumowanie w tabeli – zadatek vs zaliczka

Aktualizacja artykułu: 04 czerwca 2025 r.
Autor: Jacek Grudniewski

Kontakt za pośrednictwem LinkedIn:
https://www.linkedin.com/in/jacekgrudniewski/

Niniejszy artykuł ma wyłącznie charakter informacyjny i nie jest poradą finansową, prawną ani rekomendacją inwestycyjną w rozumieniu odpowiednich przepisów prawa. Pamiętaj, że wszelkie decyzje podejmujesz na własne ryzyko, świadom możliwości utraty kapitału, a prezentowane treści nie uwzględniają Twojej indywidualnej sytuacji finansowej. Zawsze skonsultuj się z licencjonowanym specjalistą (np. ekspertem finansowym, licencjonowanym doradcą inwestycyjnym lub prawnikiem) przed podjęciem jakichkolwiek działań mających skutki finansowe lub prawne. Chociaż dokładam starań o rzetelność informacji, nie mogę zagwarantować ich pełnej dokładności ani aktualności i nie ponoszę odpowiedzialności za skutki decyzji podjętych na ich podstawie. Artykuł może zawierać linki afiliacyjne, które wspierają rozwój tej strony, nie generując dla Ciebie żadnych dodatkowych kosztów.