Czym różni się zadatek od zaliczki?

Zadatek i zaliczka to dwie różne formy przedpłaty. Różnią się skutkami prawnymi, zwłaszcza gdy umowa nie zostanie wykonana. Zadatek zabezpiecza wykonanie umowy, a zaliczka pełni funkcję rozliczeniową i jest zwrotna.

W tym artykule poruszam następujące tematy:

Czym jest zadatek i jakie ma znaczenie w umowach?

Zadatek to narzędzie, które działa jak umowny bat na nieuczciwego kontrahenta. Zgodnie z art. 394 Kodeksu cywilnego, pełni on funkcję zabezpieczenia i dyscyplinowania stron. Zawierając umowę z zadatkiem, każda ze stron wie, że niewykonanie zobowiązania będzie miało konkretny, finansowy skutek.

Na przykład, jeśli ktoś wpłaci 10 tys. zł zadatku przy kupnie domu i zrezygnuje bez ważnej przyczyny, sprzedający może ten zadatek zatrzymać. Jeśli jednak sprzedający się wycofa, musi oddać dwukrotność – czyli 20 tys. zł.

Zadatek działa więc nie tylko jako część ceny, ale również jako forma odpowiedzialności za umowę. Co ważne, skutki jego zastosowania występują z mocy prawa, o ile tylko został przekazany przy zawarciu umowy.

Na czym polega zaliczka i kiedy się ją stosuje?

Zaliczka to przedpłata na poczet przyszłego świadczenia, ale bez sankcji w razie niewykonania umowy. Nie jest uregulowana wprost w Kodeksie cywilnym (poza wyjątkami), więc jej charakter wynika głównie z treści umowy i ogólnych zasad prawa zobowiązań.

Gdy umowa zostaje wykonana, zaliczka obniża kwotę do zapłaty. Gdy jednak dochodzi do niewykonania – niezależnie od winy – zaliczka podlega zwrotowi. Jeśli klient zapłacił 3 tys. zł zaliczki za remont łazienki, a umowa nie dojdzie do skutku, ma prawo do zwrotu pieniędzy, nawet jeśli nie wskazano tego wprost w umowie.

Taki charakter zaliczki sprawia, że jest często stosowana w usługach codziennych i przy umowach o niższej wartości.

Jakie są różnice między zadatkiem a zaliczką?

Choć zadatek i zaliczka są formami przedpłaty, różnią się zasadniczo skutkami prawnymi. Najważniejsze różnice:

Zadatek – zabezpiecza wykonanie umowy, podlega zatrzymaniu lub zwrotowi w podwójnej wysokości w przypadku niewywiązania się jednej ze stron. Ma podstawę prawną w art. 394 KC.
Zaliczka – jest rozliczeniowa, zawsze podlega zwrotowi, nie wywołuje skutków sankcyjnych, brak dla niej precyzyjnej regulacji ustawowej.

W praktyce, zadatek zniechęca do zerwania umowy, a zaliczka jest po prostu pierwszą wpłatą na poczet realizacji świadczenia.

Kiedy zadatek, a kiedy zaliczka – praktyczne zastosowania

Zadatek warto stosować, gdy jedna ze stron musi mieć pewność, że transakcja dojdzie do skutku, albo gdy realizacja umowy wiąże się z dużym nakładem pracy lub kosztów. Dobrym przykładem są:

Umowy przedwstępne sprzedaży nieruchomości;
Zlecenia wykonania mebli na zamówienie;
Organizacja dużych wydarzeń, np. ślubów.

Zaliczka sprawdzi się tam, gdzie ryzyko transakcyjne jest mniejsze albo strony cenią sobie elastyczność, np.:

zamówienia przez internet;
prace remontowe na niewielką skalę;
rezerwacja usługi, przy której strona zamawiająca nie ma jeszcze np. decyzji kredytowej.

Jakie skutki wywołuje niewykonanie umowy?

W przypadku zadatku:

jeśli winna jest strona, która go dała, traci go bezpowrotnie;
jeśli winna jest strona, która go przyjęła, musi oddać jego dwukrotność;
jeśli żadna ze stron nie ponosi winy lub umowa została rozwiązana za porozumieniem – zadatek wraca w pierwotnej wysokości.

W przypadku zaliczki:

podlega pełnemu zwrotowi;
niezależnie od tego, kto zawinił;
chyba że umowa wyraźnie określa inaczej, co w praktyce jest rzadkie i wymaga starannego zapisu.

Co jeśli w umowie nie określono, czy to zadatek, czy zaliczka?

Jeśli umowa milczy w tej kwestii, sąd będzie analizował:

moment przekazania środków – jeżeli nastąpił przy zawarciu umowy, może być uznany za zadatek;
treść umowy – jeśli nie ma zapisów sankcyjnych, prawdopodobnie uzna się ją za zaliczkę;
wolę stron – jeżeli strony użyły słowa „zaliczka”, to nawet przy formalnych cechach zadatku nie wywoła on skutków z art. 394 KC.

Brak precyzji może skutkować sporami, a ostateczną interpretację pozostawi się sądowi.

Jak zadbać o bezpieczeństwo przy wpłatach w umowach?

Najlepszym rozwiązaniem jest jasne określenie w umowie, czym dana wpłata jest – zaliczką czy zadatkiem. Warto przy tym:

określić dokładnie kwotę i cel;
dodać zapis o art. 394 KC w przypadku zadatku;
zabezpieczyć się dowodem wpłaty z tytułem przelewu (np. „zadatek – umowa nr XYZ”).

Jeśli umowa przewiduje zatrzymanie zaliczki, należy to precyzyjnie opisać jako odszkodowanie lub koszt przygotowawczy – w przeciwnym razie może nie zadziałać w sądzie.

Przykłady – jak to wygląda w praktyce?

Przykład 1 – sprzedaż mieszkania:
Pan Tomasz wpłaca 50 tys. zł zadatku. Jeśli wycofa się z zakupu, traci całą kwotę. Gdyby sprzedający zrezygnował, Pan Tomasz odzyska 100 tys. zł.

Przykład 2 – remont łazienki:
Pani Aneta wpłaca 3 tys. zł zaliczki. Jeśli zrezygnuje z remontu lub wykonawca się nie wywiąże, pieniądze wracają do niej, chyba że umowa zawiera inne postanowienia.

Jak uniknąć błędów i nieporozumień?

Najczęstszy błąd to użycie słowa „zaliczka”, gdy strony oczekują skutków jak przy zadatku. Taka nieścisłość może kosztować kilkanaście tysięcy złotych. Dlatego:

nie mieszaj pojęć;
zawsze formułuj precyzyjnie zapisy w umowie;
przy większych transakcjach – skonsultuj umowę z prawnikiem.

Zadatek i zaliczka różnią się nie tylko nazwą, ale konsekwencjami, które mogą mieć wpływ na finanse i wynik sprawy w sądzie.

Podsumowanie w tabeli – zadatek vs zaliczka

Cecha	Zadatek	Zaliczka
Podstawa prawna	Art. 394 KC	brak szczegółowej regulacji
Funkcja	zabezpieczenie i sankcja	rozliczeniowa
Skutek przy winie dającego	przepadek zadatku	zwrot pieniędzy
Skutek przy winie przyjmującego	zwrot podwójnej kwoty	zwrot pieniędzy
Rozwiązanie umowy za porozumieniem	zwrot zadatku	zwrot zaliczki
Formalności	oświadczenie o odstąpieniu	nie wymagane

Aktualizacja artykułu: 04 czerwca 2025 r.
Autor: Jacek Grudniewski

Kontakt za pośrednictwem LinkedIn:
https://www.linkedin.com/in/jacekgrudniewski/

Niniejszy artykuł ma wyłącznie charakter informacyjny i nie jest poradą finansową, prawną ani rekomendacją inwestycyjną w rozumieniu odpowiednich przepisów prawa. Pamiętaj, że wszelkie decyzje podejmujesz na własne ryzyko, świadom możliwości utraty kapitału, a prezentowane treści nie uwzględniają Twojej indywidualnej sytuacji finansowej. Zawsze skonsultuj się z licencjonowanym specjalistą (np. ekspertem finansowym, licencjonowanym doradcą inwestycyjnym lub prawnikiem) przed podjęciem jakichkolwiek działań mających skutki finansowe lub prawne. Chociaż dokładam starań o rzetelność informacji, nie mogę zagwarantować ich pełnej dokładności ani aktualności i nie ponoszę odpowiedzialności za skutki decyzji podjętych na ich podstawie. Artykuł może zawierać linki afiliacyjne, które wspierają rozwój tej strony, nie generując dla Ciebie żadnych dodatkowych kosztów.