Jak bezpiecznie wynająć mieszkanie? Umowa najmu okazjonalnego krok po kroku

Planujesz wynająć lub nająć mieszkanie i słyszałeś o „najmie okazjonalnym”? Ten przewodnik krok po kroku wyjaśni Ci, jak bezpiecznie przejść przez cały proces, uniknąć kosztownych błędów i zabezpieczyć swoje interesy – niezależnie od tego, czy jesteś właścicielem, czy lokatorem.

Umowa najmu okazjonalnego, uregulowana w Ustawie o ochronie praw lokatorów, to najskuteczniejsza forma zabezpieczenia dla właściciela mieszkania, pozwalająca na uproszczoną procedurę eksmisji. Aby była w pełni skuteczna prawnie, musi spełniać konkretne warunki: wymaga sporządzenia aktu notarialnego, wskazania przez najemcę lokalu zastępczego oraz zgłoszenia umowy do urzędu skarbowego.

Jak sprawdzić mieszkanie i wynajmującego przed podpisaniem umowy?

Aby mieć pewność, że podpisujesz umowę z prawdziwym właścicielem mieszkania, poproś o numer księgi wieczystej i sprawdź ją na ekw.ms.gov.pl. To narzędzie umożliwia dostęp do oficjalnych danych z rejestru sądowego.

Co sprawdzić w księdze?

• Dział II: sprawdź, czy jest tylko jeden właściciel. Jeśli jest ich kilku, zgoda każdego z nich na wynajem jest obowiązkowa. Jeśli działa pełnomocnik – zażądaj pełnomocnictwa notarialnego.
• Dział III: zwróć uwagę na wpisy o służebności lub ostrzeżenia o egzekucji. Takie wpisy mogą oznaczać ryzyko dla najemcy, np. wizytę komornika lub osoby mające prawo do zamieszkania.

Jak zweryfikować tożsamość najemcy?

Wynajmujący nie ma prawa sprawdzać danych w BIK czy BIG bez zgody najemcy, ale może poprosić o:

• raport z BIK lub BIG (np. KRD, ERIF),
• przelew weryfikacyjny na symboliczną kwotę – potwierdza zgodność danych osobowych,
• Certyfikat Najemcy z platform typu Simpl.rent lub Rendin – zawiera informacje z rejestrów finansowych oraz dane z kont bankowych (PSD2).

Weryfikacja najemców z zagranicy: Skorzystaj z unijnego systemu PRADO, który umożliwia sprawdzenie autentyczności zagranicznych dokumentów tożsamości.

Czym jest najem okazjonalny i czym różni się od zwykłego?

Najem okazjonalny to forma umowy pomiędzy osobami fizycznymi (wynajmującym i najemcą), w której właściciel nie prowadzi działalności gospodarczej. Największą zaletą jest uproszczona eksmisja – bez procesu sądowego.

Warunki ważności tej formy:

• Akt notarialny o poddaniu się egzekucji,
• Wskazanie lokalu zastępczego,
• Zgoda właściciela lokalu zastępczego.

🧱 Trzy Filar: te trzy dokumenty są nierozerwalne. Brak któregokolwiek oznacza, że umowa traci swój specjalny status i jest traktowana jak zwykła umowa najmu.

Jak wygląda procedura zawarcia umowy najmu okazjonalnego krok po kroku?

Najpierw podpisujecie zwykłą umowę najmu. Potem tworzycie zabezpieczenie w postaci dokumentów dodatkowych.

1. Spisanie pisemnej umowy najmu.
2. Wizyta najemcy u notariusza i podpisanie oświadczenia o poddaniu się egzekucji.
3. Dołączenie oświadczenia o wskazaniu lokalu zastępczego oraz zgody właściciela tego lokalu – najlepiej z notarialnym poświadczeniem podpisu.

Problem z lokalem zastępczym? Istnieją firmy, które oferują odpłatnie wskazanie takiego lokalu wraz z formalną zgodą. To rozwiązanie przydatne m.in. dla obcokrajowców lub osób bez stałego meldunku w Polsce.

Ile kosztuje umowa najmu okazjonalnego? Zobacz całkowite koszty

Łączny koszt obejmuje akt notarialny i kaucję. Koszt aktu notarialnego (oświadczenia o egzekucji): 350–500 zł plus VAT i wypisy.

Ustawowo notariusz nie może pobrać więcej niż 1/10 minimalnego wynagrodzenia za pracę za ten dokument.

Kaucja: Ustawa dopuszcza maksymalnie 6-krotność czynszu, choć w praktyce jest to 1–3-krotność.

📌 Dla czynszu 2 000 zł: kaucja to najczęściej 4 000–6 000 zł.

Jakie zapisy w umowie najmu okazjonalnego chronią najemcę?

Umowa powinna precyzyjnie określać warunki najmu. W interesie obu stron jest jej przejrzystość.

• Pełne dane najemcy i wynajmującego (PESEL, seria i numer dokumentu),
• Adres, powierzchnia lokalu, numer księgi wieczystej,
• Wysokość czynszu i opłat, sposób ich regulowania,
• Termin obowiązywania umowy, warunki wypowiedzenia,
• Protokół zdawczo-odbiorczy jako integralna część – ze zdjęciami!
• Zasady rozliczania mediów – najlepiej przepisać liczniki na najemcę.

Jak bezpiecznie dokumentować stan mieszkania? Poradnik o protokole zdawczo-odbiorczym

Protokół to Twoja polisa ubezpieczeniowa. Chroni przed roszczeniami o zniszczenia i braki.

Złota rada: Dokumentacja zdjęciowa powinna być przesłana mailem w dniu podpisania umowy. Taki e-mail stanowi niepodważalny dowód z datą.

• Stan liczników (gaz, prąd, woda),
• Opis stanu mebli, ścian, okien, drzwi,
• Lista sprzętów AGD i RTV,
• Liczba kompletów kluczy, pilotów, kart wejściowych.

Jak rozliczać media i co z podatkiem?

Jeśli wynajmujący pobiera jedną kwotę (czynsz + media), to cały przychód podlega opodatkowaniu. Dlatego bezpieczniej podatkowo jest przepisać liczniki i zawrzeć umowy z dostawcami mediów na najemcę.

Jakie obowiązki ma wynajmujący wobec urzędu skarbowego?

Właściciel musi zgłosić umowę najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego w ciągu 14 dni od rozpoczęcia najmu.

Najemca powinien żądać potwierdzenia zgłoszenia. Jeśli umowa nie została zgłoszona, nie obowiązuje procedura uproszczonej eksmisji.

Podatek: 8,5% ryczałtu do 100 tys. zł przychodu, 12,5% powyżej tej kwoty.

Jak wygląda eksmisja w ramach najmu okazjonalnego?

To uproszczona procedura, która nie wymaga pozwu sądowego.

1. Żądanie opróżnienia lokalu – musi być z podpisem notarialnie potwierdzonym. Najemca ma co najmniej 7 dni na opuszczenie lokalu.
2. Wniosek do sądu o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu. Sąd rozpoznaje taki wniosek na posiedzeniu niejawnym. Ustawowy termin na wydanie postanowienia wynosi 3 dni, choć w praktyce może być on dłuższy w zależności od obciążenia sądu
3. Wniosek do komornika – z tytułem wykonawczym i dowodem zgłoszenia umowy do urzędu skarbowego.

Najem okazjonalny a najem zwykły – różnice w tabeli

🧾 Checklista bezpiecznego najmu

Najczęstsze pytania (FAQ)

• Kto płaci za notariusza?
  Prawo tego nie reguluje. Zwykle płaci wynajmujący, który czerpie z tej formy najwięcej korzyści.
• Co jeśli właściciel nie zgłosi umowy do urzędu skarbowego?
  Traci ona automatycznie status okazjonalnej. Wynajmujący nie ma już prawa do uproszczonej eksmisji.
• Czy czynsz może wzrosnąć w trakcie umowy?
  Tylko jeśli w umowie znajduje się klauzula waloryzacyjna. W innym przypadku wymagany jest aneks.
• Co jeśli najemca straci lokal zastępczy?
  Ma 21 dni na wskazanie nowego lokalu i przedstawienie nowej zgody właściciela. Brak działania to podstawa do wypowiedzenia umowy.

Bezpieczeństwo najmu okazjonalnego to precyzja, kompletność i uczciwa komunikacja. Dobrze przygotowana umowa chroni obie strony – zarówno lokatora, jak i właściciela.

Aktualizacja artykułu: 10 lipca 2025 r.
Autor: Jacek Grudniewski

Kontakt za pośrednictwem LinkedIn:
https://www.linkedin.com/in/jacekgrudniewski/

Niniejszy artykuł ma wyłącznie charakter informacyjny i nie jest poradą finansową, prawną ani rekomendacją inwestycyjną w rozumieniu odpowiednich przepisów prawa. Pamiętaj, że wszelkie decyzje podejmujesz na własne ryzyko, świadom możliwości utraty kapitału, a prezentowane treści nie uwzględniają Twojej indywidualnej sytuacji finansowej. Zawsze skonsultuj się z licencjonowanym specjalistą (np. ekspertem finansowym, licencjonowanym doradcą inwestycyjnym lub prawnikiem) przed podjęciem jakichkolwiek działań mających skutki finansowe lub prawne. Chociaż dokładam starań o rzetelność informacji, nie mogę zagwarantować ich pełnej dokładności ani aktualności i nie ponoszę odpowiedzialności za skutki decyzji podjętych na ich podstawie. Artykuł może zawierać linki afiliacyjne, które wspierają rozwój tej strony, nie generując dla Ciebie żadnych dodatkowych kosztów.