Jak sprawdzić najemcę przed umową – BIK, KRD, referencje, checklista

Aby bezpiecznie zweryfikować najemcę, poproś o Raport BIK „o sobie”, uzyskaj jego zgodę RODO i upoważnienie do BIG, następnie potwierdź dochody z wyciągów/zaświadczenia i utrzymaj wskaźnik czynsz/dochodów w granicach 30–35%. Legalna podstawa: RODO art. 6 ust. 1 lit. a oraz art. 24 Ustawy o udostępnianiu informacji gospodarczych. Taki porządek daje decyzję na liczbach, a nie na wrażeniach.

Jak legalnie zweryfikować najemcę i jaką zgodę uzyskać?

Fundamenty są dwa: zgoda RODO na ocenę wiarygodności płatniczej (art. 6 ust. 1 lit. a) oraz upoważnienie do weryfikacji w BIG (UFIG art. 24, ważność do 60 dni). BIK nie udostępnia danych „na wniosek wynajmującego” — Raport BIK „o sobie” pobiera i przekazuje najemca. Zastosuj zasadę minimalizacji danych i określ retencję: przechowuj wyłącznie to, co niezbędne do decyzji i dochodzenia roszczeń z umowy. Udokumentuj: zgodę RODO, upoważnienie do BIG, kopie raportów (BIK/BIG), potwierdzenia dochodów, notatkę z rozmowy referencyjnej oraz zwięzły werdykt (TAK/warunkowe TAK/NIE) z datą i podpisem.

Jakie dokumenty zebrać do oceny wiarygodności?

Zbierz dane identyfikacyjne (imię, nazwisko, PESEL lub numer dokumentu, adres do doręczeń, kontakt), oświadczenie o liczbie lokatorów i zakresie użytkowania. Do oceny dochodów: wyciągi bankowe 3–6 mies. z widocznymi wpływami lub zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach oraz kopia umowy (etat/B2B/zlecenie). Od przedsiębiorcy: PIT za ostatni rok lub KPiR/ewidencja ryczałtu oraz potwierdzenia ZUS/US. Obowiązkowo poproś o Raport BIK „o sobie” i raport „o sobie” z BIG. Dodaj referencje z kontaktem i protokołem zdawczo-odbiorczym z poprzedniego najmu.

BIK: raport „o sobie” vs oświadczenie o dochodach

Raport BIK zawiera aktywne zobowiązania, opóźnienia i scoring; udostępnia go sam najemca po zalogowaniu do BIK (PDF/HTML). Oświadczenie o dochodach nabiera znaczenia dopiero z dowodami: wyciągi/zaświadczenie. Oceniaj obciążenie: raty kredytów + czynsz do dochodu netto. Próg bezpieczny: czynsz ≤ 30–35% dochodu; łącznie z innymi kosztami mieszkania nie przekraczaj ~40%. Wynik >40% oznacza podwyższone ryzyko i uzasadnia poręczyciela, wyższą kaucję lub odmowę.

BIG (KRD, ERIF) i KRZ: jak weryfikować długi i upadłości?

Zapytanie do BIG składasz na upoważnieniu konsumenta (ważne 60 dni) lub przyjmujesz raport „o sobie” od najemcy. Analizuj: wierzyciela, kwotę, datę powstania, status (aktywne/spłacone). Pojedynczy, dawny i uregulowany wpis nie dyskwalifikuje; seria świeżych zaległości u kilku wierzycieli uzasadnia zabezpieczenia lub odmowę. Wpisy za media/telekom sygnalizują ryzyko opóźnień w czynszu.

Jak zweryfikować najemcę obcokrajowca?

Ustal tożsamość na podstawie paszportu oraz Karty Pobytu lub wizy; zapytaj o PESEL (często dostępny u rezydentów). BIK/BIG zazwyczaj nie zawierają historii osób świeżo przyjezdnych, dlatego ciężar oceny przenieś na dochody i zabezpieczenia. Poproś o: umowę o pracę/kontrakt B2B (po polsku lub z tłumaczeniem przysięgłym), wyciągi bankowe (polskie lub międzynarodowe, np. Revolut/Wise), potwierdzenia wpływów od pracodawcy; zweryfikuj pracodawcę (WWW, NIP/REGON oddziału w PL). Zastosuj wyższy poziom ochrony: kaucja w limicie ustawy, poręczyciel z polskimi dochodami lub najem okazjonalny z aktem notarialnym o poddaniu się egzekucji (art. 19a uopl w zw. z art. 777 §1 pkt 4 k.p.c.).

Jak zweryfikować studenta lub osobę bez historii kredytowej?

U młodych kandydatów raporty BIK/BIG bywają puste, a dochody nieregularne. Rozwiązanie: poręczyciel (np. rodzic) lub współnajemca z udokumentowanymi wpływami. Procedura dla poręczyciela jest identyczna: zgoda RODO, Raport BIK „o sobie”, wyciągi bankowe, wskaźnik czynsz/dochodów liczony na jego dochodach. W umowie: poręczenie albo współnajemca jako strona. Wzmocnienia: kaucja 1,5–2× w limicie ustawy, limit liczby lokatorów, obowiązek informacyjny o zmianie pracy. Brak poręczyciela → wybierz najem okazjonalny.

Jak zweryfikować dochody i obliczyć wskaźnik czynsz/dochód?

Sprawdź stabilność źródła (etat vs B2B/umowy cywilne), zmienność wpływów (3–6 mies.) oraz bufor po opłaceniu czynszu i rat. Przyjmij: czynsz ≤ 30–35% dochodu netto; łącznie z innymi kosztami mieszkania nie przekraczaj ~40%. Przykład: dochód 8 000 zł → czynsz 2 400–2 800 zł; przy ratach 1 200 zł wybierz ≈ 2 400 zł. Wynik graniczny → dołóż zabezpieczenia (poręczyciel, kaucja) lub odmów.

Czerwone flagi – kiedy przerwać proces?

Brak zgody lub opór przy upoważnieniu do BIG, odmowa przedstawienia wyciągów, świeże aktywne wpisy w BIG u kilku wierzycieli, liczne zapytania kredytowe w krótkim czasie, presja na pośpiech, niespójności między deklaracjami a wpływami, ukrywanie adresu. Jeden poważny sygnał uzasadnia wyższe zabezpieczenia lub zakończenie rozmów. Zanotuj powód i datę — to porządkuje praktykę i wzmacnia Twoją pozycję dowodową.

Brak zgody
Świeże wpisy w BIG
Niespójne wyciągi
Presja na pośpiech

Umowa: kaucja, obowiązki, najem okazjonalny

Wprowadź obowiązek niezwłocznego informowania o zmianie pracy, liczby lokatorów i adresu do doręczeń, protokół zdawczo-odbiorczy ze zdjęciami oraz odsetki ustawowe za opóźnienie (art. 481 k.c.). Kaucja: do 12× czynsz (zwykły najem, art. 6 uopl) oraz do 6× (najem okazjonalny i także instytucjonalny, art. 19a i 19f), zwrot w 1 miesiąc od opróżnienia lokalu, z waloryzacją według czynszu z dnia zwrotu. Profil ryzyka ↑ (brak historii, obcokrajowiec, student) → dodaj poręczenie i rozważ najem okazjonalny z aktem notarialnym (art. 19a uopl w zw. z art. 777 §1 pkt 4 k.p.c.).

Wzmianka do umowy: „Najemca informuje o zmianie pracy, liczby osób i adresu do doręczeń. Kaucja w granicach ustawy, zwrot w 1 miesiąc od opróżnienia lokalu, z waloryzacją według czynszu z dnia zwrotu (art. 6 uopl). W razie opóźnień należne odsetki ustawowe za opóźnienie (art. 481 k.c.).”

FAQ – najczęściej zadawane pytania

Źródła

• Ustawa o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych — art. 24 (upoważnienie 60 dni) — ISAP (PDF)
• RODO — art. 6 ust. 1 lit. a (zgoda) — gdpr.pl
• Ustawa o ochronie praw lokatorów — art. 6 (kaucja: do 12×; zwrot w 1 miesiąc; waloryzacja) — ISAP
• Najem okazjonalny — art. 19a uopl; oświadczenie z art. 777 §1 pkt 4 k.p.c. — k.p.c. – ISAP
• Najem instytucjonalny — art. 19f uopl — ISAP
• BIK — Raport BIK dla konsumenta (zakres/dostęp) — BIK
• KRD/ERIF/InfoMonitor — dostęp konsumencki (raport „o sobie”, 1× na 6 mies. bez opłat) — KRD, ERIF, BIG InfoMonitor
• Krajowy Rejestr Zadłużonych — zakres publicznych postępowań — krz.ms.gov.pl

Aktualizacja artykułu: 21 października 2025 r.

Autor: Jacek Grudniewski
Ekspert ds. produktów finansowych i pasjonat rynku nieruchomości

Kontakt za pośrednictwem LinkedIn:
https://www.linkedin.com/in/jacekgrudniewski/

Niniejszy artykuł ma wyłącznie charakter informacyjny i nie jest poradą finansową, prawną ani rekomendacją inwestycyjną w rozumieniu odpowiednich przepisów prawa. Pamiętaj, że wszelkie decyzje podejmujesz na własne ryzyko, świadom możliwości utraty kapitału, a prezentowane treści nie uwzględniają Twojej indywidualnej sytuacji finansowej. Zawsze skonsultuj się z licencjonowanym specjalistą (np. ekspertem finansowym, licencjonowanym doradcą inwestycyjnym lub prawnikiem) przed podjęciem jakichkolwiek działań mających skutki finansowe lub prawne. Chociaż dokładam starań o rzetelność informacji, nie mogę zagwarantować ich pełnej dokładności ani aktualności i nie ponoszę odpowiedzialności za skutki decyzji podjętych na ich podstawie. Artykuł może zawierać linki afiliacyjne, które wspierają rozwój tej strony, nie generując dla Ciebie żadnych dodatkowych kosztów.