Najem okazjonalny czy instytucjonalny – co wybrać i jak ograniczyć ryzyko?

Czym jest najem okazjonalny i najem instytucjonalny oraz kto może z nich korzystać?

Najem okazjonalny dotyczy umowy na czas oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat, zawieranej wyłącznie dla lokalu mieszkalnego i właściciela, który nie prowadzi działalności w zakresie wynajmu. Najem instytucjonalny jest przeznaczony dla osób fizycznych, osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych prowadzących działalność gospodarczą w zakresie wynajmowania lokali.

W obu typach umów występuje akt notarialny, w którym najemca poddaje się egzekucji i zobowiązuje się do opróżnienia lokalu po zakończeniu umowy. Różne są warunki dodatkowe: przy najmie okazjonalnym wymagany jest lokal zastępczy i zgoda jego właściciela, a przy instytucjonalnym nie ma obowiązku lokalu zastępczego, natomiast w akcie notarialnym pojawia się przyjęcie do wiadomości braku prawa do lokalu socjalnego i pomieszczenia tymczasowego w tej procedurze.

• Najem okazjonalny, dla prywatnego właściciela mieszkania, bez działalności gospodarczej w zakresie najmu, na czas określony.
• Najem instytucjonalny, dla podmiotów prowadzących działalność w zakresie najmu, typowy dla portfeli mieszkań i rynku PRS (Private Rented Sector).

Jakie formalności i dokumenty są wymagane przy najmie okazjonalnym i instytucjonalnym?

W pakiecie dokumentów dla najmu okazjonalnego znajdują się: umowa najmu w formie pisemnej, oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji, wskazanie lokalu, do którego najemca przeniesie się po zakończeniu umowy oraz pisemna zgoda właściciela tego lokalu. Właściciel zgłasza umowę do naczelnika urzędu skarbowego w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu i przechowuje potwierdzenie zgłoszenia.

Przy najmie instytucjonalnym obowiązkowy jest akt notarialny, w którym najemca poddaje się egzekucji, zobowiązuje się do opróżnienia i wydania lokalu w terminie wskazanym w żądaniu opróżnienia lokalu oraz przyjmuje do wiadomości brak prawa do lokalu socjalnego i pomieszczenia tymczasowego w tej procedurze. Umowa i zmiany umowy mają formę pisemną pod rygorem nieważności.

Jak najem okazjonalny i instytucjonalny różnią się pod względem ochrony właściciela i praw najemcy?

W najmie okazjonalnym najemca składa przed notariuszem oświadczenie o poddaniu się egzekucji, a jednocześnie wskazuje lokal, do którego się wyprowadzi, wraz z pisemną zgodą właściciela tego lokalu. Taki komplet dokumentów skraca drogę od zaległości czynszowych do uruchomienia egzekucji opróżnienia lokalu.

W najmie instytucjonalnym najemca podpisuje akt notarialny i przyjmuje do wiadomości brak prawa do lokalu socjalnego i pomieszczenia tymczasowego w ramach tej procedury. Z punktu widzenia właściciela oznacza to mniej przeszkód formalnych przy opróżnieniu lokalu, z punktu widzenia lokatora oznacza to surowsze konsekwencje naruszeń umowy.

Jakie koszty wiążą się z najmem okazjonalnym i instytucjonalnym oraz jak wpływają na opłacalność?

Podstawowe koszty to: przygotowanie umowy, sporządzenie aktu notarialnego, wypisy, czas poświęcony na kompletowanie dokumentów oraz ewentualna obsługa prawna. W ustawie jest wskazany limit wynagrodzenia notariusza za sporządzenie oświadczenia najemcy w tych trybach: nie więcej niż 1/10 minimalnego wynagrodzenia za pracę. Do tego dochodzą wypisy i rozliczenia kancelarii.

Dla czynszu 3 000 zł kaucja w wysokości trzech czynszów oznacza blokadę 9 000 zł, a przy maksymalnych sześciu czynszach 18 000 zł. Kaucja podlega zwrotowi w ciągu miesiąca od opróżnienia lokalu, po potrąceniu należności właściciela przewidzianych ustawą i umową.

Po stronie podatków przy najmie prywatnym stosujesz ryczałt ewidencjonowany: 8,5% do przychodu 100 000 zł rocznie na podatnika i 12,5% powyżej tego limitu. Przy rozliczaniu przychodów z najmu przez małżonków po złożeniu oświadczenia o opodatkowaniu przez jednego z nich próg stosowania stawki 12,5% przesuwa się do 200 000 zł. W działalności gospodarczej dochód z najmu wchodzi do podstawy opodatkowania według formy opodatkowania firmy i wymaga osobnego ułożenia księgowego.

• Koszt jednorazowy, notariusz i przygotowanie dokumentów.
• Koszt stały, rozliczenia podatkowe i obsługa księgowa w działalności.
• Efekt finansowy, krótszy czas reakcji na naruszenia umowy i ograniczenie strat z okresów bezczynszowych.

Jak krok po kroku zawrzeć umowę najmu okazjonalnego, aby skutecznie dochodzić opróżnienia lokalu?

Na początku ustalasz warunki najmu: czynsz, okres umowy (maksymalnie 10 lat), zasady rozliczania mediów, kaucję oraz standard odpowiedzialności za szkody. Następnie sporządzasz umowę z wyraźnym oznaczeniem, że jest to umowa najmu okazjonalnego lokalu w rozumieniu ustawy.

Kolejny krok to lokal zastępczy wskazany przez najemcę i pisemna zgoda właściciela tego lokalu na zamieszkanie najemcy po zakończeniu Twojej umowy. Z kompletem dokumentów udajesz się z najemcą do notariusza, który sporządza akt notarialny o poddaniu się egzekucji w zakresie opróżnienia lokalu.

Po wykonaniu tych kroków masz pełnię ochrony wynikającą z konstrukcji najmu okazjonalnego, co przekłada się na przewidywalną procedurę w razie sporu.

Jak krok po kroku zawrzeć umowę najmu instytucjonalnego i kiedy ta forma jest korzystniejsza?

Pierwszy krok to uporządkowanie statusu działalności: wpis w CEIDG lub KRS z zakresem działalności obejmującym wynajem lokali. Następnie przygotowujesz wzorzec umowy wraz z załącznikami, w tym z oświadczeniem najemcy w formie aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji i oświadczeniami wymaganymi w tym trybie.

Procedura przypomina najem okazjonalny, ale bez obowiązku wskazania lokalu zastępczego. Umowa obejmuje: czynsz, kaucję, terminy płatności, zasady napraw, protokół zdawczo odbiorczy i warunki zakończenia umowy. Najemca stawia się u notariusza i podpisuje akt notarialny, a dokument trafia do archiwum wraz z umową.

Ta forma ma największy sens, gdy obsługujesz wielu najemców, a strumień czynszów jest stałym przychodem z działalności.

Jak ograniczyć ryzyko niepłacenia czynszu i zniszczeń przy najmie okazjonalnym i instytucjonalnym?

Weryfikacja obejmuje: potwierdzenie dochodów, stabilność zatrudnienia, dokument tożsamości, a także referencje od poprzedniego wynajmującego. W umowie wpisujesz jasne terminy płatności, zasady naliczania odsetek, reguły rozliczenia mediów, obowiązki napraw i odpowiedzialność za szkody.

Kaucja na poziomie 2–3 czynszów jest częstym standardem, a przy wyższym ryzyku stosuje się wyższą kaucję, z zachowaniem limitu ustawowego. Polisa OC w życiu prywatnym po stronie najemcy przenosi część ryzyka szkód na ubezpieczyciela, co ułatwia rozliczenie poważniejszych zniszczeń.

Akt notarialny w najmie okazjonalnym i instytucjonalnym działa jak „hamulec awaryjny”, najemca ma świadomość, że uporczywe naruszenia umowy uruchamiają przewidywalną procedurę opróżnienia lokalu.

Jak w praktyce wygląda eksmisja i odzyskanie mieszkania przy najmie okazjonalnym i instytucjonalnym?

• Krok 1: Zaległość i dokumentowanie
  Zbierasz dowody braku płatności, korespondencję, potwierdzenia przelewów, notatki z rozmów, zdjęcia szkód.
• Krok 2: Wypowiedzenie umowy
  Składasz wypowiedzenie w formie przewidzianej w umowie i ustawie, z zachowaniem terminów.
• Krok 3: Żądanie opróżnienia lokalu
  • Najem okazjonalny: żądanie na piśmie, termin opróżnienia co najmniej 7 dni od doręczenia.
  • Najem instytucjonalny: żądanie na piśmie z urzędowo poświadczonym podpisem właściciela, termin opróżnienia co najmniej 14 dni od doręczenia.
• Krok 4: Wniosek do sądu o klauzulę wykonalności
  Składasz wniosek o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu, sąd bada poprawność formalną dokumentów.
• Krok 5: Komornik i opróżnienie lokalu
  Po uzyskaniu klauzuli kierujesz sprawę do komornika, który prowadzi egzekucję opróżnienia lokalu.

Im szybciej reagujesz na problem z płatnościami i im lepiej przygotowane są dokumenty od początku, tym krótsza droga do odzyskania mieszkania i ograniczenia strat.

⬆️ Powrót na górę

Najem okazjonalny czy instytucjonalny: co wybrać przy jednym mieszkaniu, a co przy większym portfelu?

Dla właściciela jednego mieszkania najem okazjonalny łączy silniejszą ochronę z procedurą, która jest do ogarnięcia w modelu prywatnym. Przy dwóch lub trzech mieszkaniach utrzymywanych poza działalnością ta forma zwykle wystarcza, pod warunkiem poprawnych dokumentów i konsekwentnej procedury.

Gdy masz kilka mieszkań, planujesz kolejne zakupy i zarządzasz najmem jak biznes, wchodzi ułożenie struktury w działalność gospodarczą i przejście na najem instytucjonalny. To umożliwia jednolite umowy, centralny obieg dokumentów, standard polis i powtarzalną ścieżkę działania przy zaległościach.

• Jedno mieszkanie, najem prywatny, bez rozbudowy portfela, Najem okazjonalny.
• Dwa lub trzy mieszkania prywatnie, rosnące ryzyko, Najem okazjonalny z kaucją i protokołem ze zdjęciami.
• Cztery i więcej mieszkań, wielu najemców, działanie jak biznes, Najem instytucjonalny w ramach działalności.
• Portfel w spółce lub projekty PRS, Najem instytucjonalny jako standard umów.

Słowniczek pojęć

FAQ: najczęściej zadawane pytania